5 CẤP ĐỘ LẮNG NGHE

“Thượng đế cho chúng ta hai con mắt, hai cái tai và chỉ một cái miệng, để chúng ta lắng nghe và quan sát nhiều hơn, nói ít đi.”

Tại sao vậy?

Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng không chỉ đối với nhà lãnh đạo mà tất cả mọi người. Vậy lắng nghe như thế nào cho đúng? Hay có những cấp độ lắng nghe nào?

Ở bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp và chia sẻ sâu hơn về 5 cấp độ lắng nghe của một nhà lãnh đạo.

Chúng ta cùng bắt đầu nhé!

Cấp độ 1. Ngắt lời

Người nói: “Tôi nghĩ chúng ta nên sắp xếp một cuộc họp về vấn đề này bởi vì…”

Người nghe: “Phải đó, anh nghe tin tức sáng này chưa?”

Người nghe ngăn cản người nói hết ý và chuyển sang một chủ đề hoàn toàn khác.

Bạn có muốn giao tiếp với một người như thế hay không?

Tin rằng không ai thích hành động ngắt lời này, ngoài phép lịch sự ra thì đó là sự thiếu tôn trọng đối với đối phương giao tiếp.

Là một nhà lãnh đạo, chúng tôi tin rằng bạn hoàn toàn hiểu được tầm quan trọng của thái độ tôn trọng cấp dưới có ý nghĩa như thế nào với họ. Việc ngắt lời người khác sẽ khiến họ cảm thấy khó chịu, không được tôn trọng ý kiến, khiến cấp dưới rụt rè trong việc thể hiện quan điểm.

Cấp độ 2. Cướp lời

Người nói: “Tôi không biết làm gì để được thăng chức.”

Người nghe: “Tôi vừa nộp được đơn thăng chức.”

Trong trường hợp này, người nghe đã “cướp” đoạn hội thoại để hướng chủ đề về phía mình.

Bạn cảm thấy thế nào khi “spotlight” của mình bị “giật mất?

Chắc hẳn cấp dưới của bạn sẽ vô cùng bất mãn cũng như mất hứng với một người lãnh đạo thiếu tinh tế trong giao tiếp giống như tình huống trên.

Cấp độ 3. Đưa ra lời khuyên

Người nói: “Tôi không biết nên làm gì để thăng chức?”

Người nghe: “Điều anh nên làm là …”

Mặc dù chủ đề nói vẫn xoay quanh vấn đề ban đầu nhưng người nghe vẫn chiếm phần lớn nội dung đoạn hội thoại. Người nghe có thể sẽ đóng vài trò đưa ra lời khuyên cho người nói, giải pháp hoặc góc nhìn của mình về vấn đề được đề cập.

Có một vấn đề với một đoạn hội thoại như thế này, nếu người nghe chưa nắm bắt đầy đủ thông tin, rất có thể lời khuyên của người nghe sẽ phiến diện và không phù hợp để giải quyết vấn đề của người nói. Vì vậy bản thân người nói cũng cần có nhận định và góc nhìn riêng của chính mình để đưa ra quyết định đúng đắn.

Cấp độ 4. Chú ý lắng nghe

Người nói: “Tôi không biết nên làm gì để được thăng chức.”

Người nghe: “Hãy cho tôi biết thêm thông tin…”

Cấp độ lắng nghe này khá xa xỉ trong xã hội hiện nay, thường ít gặp trong cuộc sống cũng như công việc. Gần như ai cũng muốn là người nói những không mấy người muốn trở thành người lắng nghe.

Cấp độ lắng nghe này, cho phép cấp dưới của bạn được bày tỏ thái độ, quan điểm, góc nhìn và suy nghĩ. Đồng thời, đây cũng là cấp độ lắng nghe mà người lãnh đạo cho phép sự tôn trọng và cảm thông được xen vào trong giao tiếp.

Ở cấp độ này, người nghe được khuyến khích bày tỏ và chia sẻ thêm về chủ đề họ lựa chọn và quan tâm. Yếu tố quyết định chất lượng suy nghĩ nghĩ của một người chính là sự chú ý của người đang lắng nghe.

Nếu bạn là người nói, bạn có hi vọng được lắng nghe không?

Chúng tôi tin rằng, bạn sẽ thích được người khác lắng nghe, được chia sẻ và cảm thông những gì bạn trải qua, suy nghĩ và kết nối gần hơn với người nghe. Đó cũng chính là điều mà cấp dưới chắc hẳn mong chờ ở bạn.

Cấp độ 5. Chủ động lắng nghe

Người nói: “Tôi không biết nên làm gì để được thăng chức.”

Người nghe: “Hãy cho biết thêm thông tin…”

Người nói: “Đầu tiên tôi cần một cuộc họp với sếp của tôi đã nhưng tôi đang không tìm thời gian rảnh để thực hiện điều đó.”

Người nghe: “Anh bận chuyện gì à?”

Người nói: “Ôi tôi chẳng biết nữa. Lúc thì tôi bận lúc thì sếp tôi bận. Công việc của tôi nhiều đến nỗi tôi chẳng có thời gian dừng lại để suy nghĩ.”‘

Người nghe: “Có điều gì khác đang cản trở anh à?”

Người nói: “Thật ra tôi cứ lần lữa mãi bởi tôi ghét phải hỏi.”

Người nghe: “Sao anh lại ghét nó?”‘

Người nói: “Vì tôi sợ bị sếp từ chối.”

Chủ động lắng nghe chính là cấp độ cao nhất của lắng nghe. Khi mà người nghe thể hiện đúng vai trò kích thích người nói nói về đúng trọng tâm của chủ đề. Làm cho họ cảm thấy an toàn khi nói ra. Đồng thời, người nghe biết đặt đúng những câu hỏi khiến chủ đề được đào sâu và tìm đúng được vấn đề nhằm giải quyết sâu cho người nói.

Tổng kết

Lắng nghe chủ động là một kỹ năng khó, cần được rèn luyện thường xuyên để biến thành phản xạ tự nhiên của mỗi người. Đặc biệt là những những nhà lãnh đạo. Họ thật sự phải rèn luyện được kỹ năng lắng nghe của mình để điều phối và thấu hiểu đội nhóm của chính họ.

Đồng thời, lắng nghe sẽ giúp người lãnh đạo khai thác được thông tin và đánh giá được tiềm năng thật sự của đội ngũ.

Bạn đã biết… lắng nghe?

Câu hỏi này có vẻ hơi lạ đối với bạn? Ai mà chẳng biết lắng nghe! Khoan đã, bạn đừng vội bực mình. Lắng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà mỗi người cần có. Khả năng lắng nghe của bạn có ảnh hưởng rất lớn đến công việc và mối quan hệ với những người chung quanh.

Hãy thử tưởng tượng bạn đang chủ trì một cuộc họp… bạn đang thao thao bất tuyệt, và khi nhìn xuống thì mọi người đang “thả hồn theo mây gió”. Người thì đang viết, người đang thảo luận, vài người đang lắng nghe bạn nhưng họ không có biểu hiện gì là hiểu bạn cả… Khi đó bạn cảm thấy thế nào?
Chúng ta nghe được bao nhiêu phần trăm điều người khác nói?
Chúng ta thường lắng nghe vì những mục đích sau: thu thập thông tin, hiểu được điều người khác muốn nói, giải trí và học hỏi.
Với những mục đích trên, bạn nghĩ khả năng lắng nghe của bạn đã tốt lắm rồi. Nhưng các cuộc nghiên cứu mới đây cho biết người ta chỉ có thể nhớ khoảng 25% đến 50% những gì họ đã nghe. Điều đó có nghĩa là khi chúng ta nói chuyện với sếp, đồng nghiệp, khách hàng hay thậm chí với vợ chồng của chúng ta trong vòng 10 phút, thì họ chỉ thật sự nghe được từ 1 đến 5 phút là tối đa.
Ngược lại, điều đó cũng có nghĩa là khi bạn nói chuyện với người khác, bạn cũng không nghe hết những gì họ nói. Bạn chỉ có thể nắm bắt được khoảng 25-50% những điều quan trọng đó.
Vì sao nên lắng nghe?
Rõ ràng lắng nghe là một kỹ năng mà nếu cố gắng trau dồi chúng ta sẽ thu được những lợi ích to lớn. Bằng cách trở thành một người lắng nghe tốt, bạn sẽ cải thiện được năng suất làm việc của mình, gây ảnh hưởng, thuyết phục và thương lượng thành công với người khác. Hơn nữa, bạn cũng sẽ tránh được những mâu thuẫn và hiểu nhầm đáng tiếc.
Để biết lắng nghe?
Cách để trở thành một người lắng nghe tốt là bạn thường xuyên thực hành “lắng nghe chủ động”. Để hiểu rõ tầm quan trọng của vấn đề này, hãy thử nghĩ xem bạn có còn đủ hào hứng để tiếp tục câu chuyện nữa không khi bạn nghi ngờ người giao tiếp với bạn không chú ý lắng nghe điều bạn đang nói. Rõ ràng đến một lúc nào đó bạn cảm thấy mình đang nói chuyện với một “bức tường” thì bạn sẽ không còn muốn tiếp tục cuộc nói chuyện nữa.
Để làm được điều này bạn phải quan sát người nói. Đừng để bản thân mất tập trung bởi những việc xảy ra chung quanh hoặc bởi những lý lẽ mà bạn cố tìm để đáp trả ngay khi họ nói xong.
Thể hiện rằng bạn đang lắng nghe
Bạn có thể cho người giao tiếp với mình biết rằng bạn đang lắng nghe bằng cách gật gật đầu hoặc đơn giản chỉ nói “ừ, ồ”. Không nhất thiết bạn phải đồng ý với quan điểm của họ, bạn chỉ cần cho họ biết rằng bạn đang lắng nghe họ mà thôi. Hãy sử dụng ngôn ngữ cử chỉ và những dấu hiệu khác để cho họ biết bạn đang lắng nghe.
Bạn cũng nên khéo léo trong việc trả lời, làm sao để câu trả lời của bạn khuyến khích người nói tiếp tục mạch trình bày của họ, nhờ đó bạn sẽ có được thông tin bạn cần. Trong khi việc gật đầu và nói “ừ nhỉ” thể hiện sự quan tâm của bạn đến người nói, thì việc thỉnh thoảng đưa ra một câu hỏi hoặc một lời bình luận để tóm lại những gì họ đang nói cho thấy bạn hiểu rất rõ thông điệp họ muốn đưa ra.
Hãy ý thức tầm quan trọng của lắng nghe, và bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt và lâu dài với mọi người xung quanh. Nếu bạn cảm thấy cực kì khó khăn để tập trung vào những gì người khác đang nói, hãy cố nhẩm lại những gì họ nói – điều này sẽ củng cố thêm thông điệp của họ và giúp bạn kiểm soát được ý nghĩ của mình.
Hy vọng rằng suy nghĩ “Lắng nghe và trả lời là hai việc cỏn con, bẩm sinh con người đã có rồi.” của bạn sẽ không còn sau khi bạn đọc những phân tích trên. Hãy suy ngẫm thêm về vấn đề này bạn nhé!

Bạn muốn thành một người nói chuyện có duyên?

Trong một bữa cơm tối tại nhà một người bạn làm nghề xuất bản, tôi được gặp một nhà thực vật học có danh. Đó là lần đầu tiên trong đời tôi được gặp một nhà thực vật học và ông ấy nói chuyện nghe muốn mê. Tôi xích lại gần, nghe ông diễn giải về các loài cây cỏ và những chi tiết lạ lùng về một cây rất tầm thường là khoai tây... Ông khuyên tôi nhiều điều rất quý về cách giữ gìn khu vườn nhỏ của tôi.

Trong bữa tiệc đó, có mười hai ông khách nữa mà tôi như không biết có ai hết: tôi phạm hết thảy những điều thường thức về xã giao để nghe trong mấy giờ đồng hồ nhà thực vật học của tôi.

Tới nửa đêm tôi xin phép ra về. Sau này có người cho hay rằng, tôi vừa ra khỏi phòng, nhà thông thái đó quay lại với ông chủ nhà, khen tôi thế này, thế khác và cho rằng câu chuyện tôi rất hứng thú và tôi là một người ăn nói có duyên.

Tôi mà nói chuyện có duyên ư? Nhưng hôm đó tôi có thốt ra nửa lời nào đâu?

Giả thử tôi có nói, thì câu chuyện đã xoay qua một vấn đề nào khác rồi, vì về khoa thảo mộc học, tôi hoàn toàn không biết chút gì hết. Tôi chỉ mê mẩn nghe thôi. Vì những điều ông giảng giải kích thích tôi nhiều lắm. Ông ấy thấy rõ như vậy và điều đó làm cho ông vui là lẽ tự nhiên.

Chăm chú nghe một người nói, khác gì nhiệt liệt khen ngợi họ. Một thi sĩ nói: "Say mê nghe lời của một người, tức là tôn kính họ, mà rất ít người không cảm động trước sự tôn kính đó".

Tôi ngỏ ý muốn được tái ngộ ông và thật tình tôi bây giờ rất muốn được gặp ông lần nữa.

Đó, chỉ vì vậy mà ông khen tôi nói chuyện khéo, sự thật tôi chỉ là một thính giả kiểu mẫu và biết cổ vũ ông nói thôi.

Giá trị của việc lắng nghe

Vào một đêm giáng sinh, một người đàn ông người Mỹ đáp chuyến bay trễ nhất về đoàn tụ với gia đình. Người đàn ông này đang mường tượng cảnh đoàn viên vui vẻ thì bỗng nhiên máy bay chao đảo liên hồi.

Cơ trưởng thông báo với hành khách rằng máy bay bay vào vùng thời tiết xấu và trúng phải một cơn bão lớn, có thể rơi bất cứ lúc nào. Cô tiếp viên mặt trắng bệch ra, giọng run run thông báo hành khách hãy viết di chúc cho vào một chiếc hộp đặc biệt. Nhưng may mắn thay, ngay vào thời khắc nguy hiểm này, với sự bình tĩnh và kinh nghiệm của tổ lái, máy bay đã hạ cánh an toàn.

Về đến nhà, người đàn ông Mỹ này không ngừng kể cho mọi người nghe về tai nạn và may mắn thoát chết. Thế nhưng, hình như không ai quan tâm lắm! Ngay cả vợ và con cũng bận tâm hưởng thụ không khí đêm Giáng sinh.

Trong thoáng chốc anh phát hiện chẳng ai chú ý lời mình nói. Cái câu chuyện thoát chết trong gang tấc của anh và thái độ lạnh nhạt của vợ anh, của mọi người sao cách xa thế! Trong khi vợ chuẩn bị bánh kem thì người đàn ông lên gác và đã tự thắt cổ, để kết thúc sinh mạng quý báu vừa thoát chết trong chuyến bay.

Mọi người trong chúng ta trong lúc buồn, sau lúc vui đều có chung một khát vọng: Được tâm sự và được ai đó lắng nghe mình, thấu hiểu, cảm thông và chia sẻ. Vâng, nếu như người vợ biết cách lắng nghe thì sẽ không có một kết cục bi thương như thế! Thực ra, “học" được cách lắng nghe không chỉ biểu hiện sự quan tâm thương ái mà còn là “chất dầu" bôi trơn mối quan hệ đôi bên.

Tại sao nghe quan trọng hơn nói

Phần đông mọi người chỉ biết nói chứ không biết nghe, và người thật sự biết nghe lại càng ít. Nghe quan trọng hơn nói, vì người biết nói tạo ấn tượng thông minh trước người khác, còn người biết nghe, tuy không tạo ra sự lóa mắt như người nói, nhưng tạo cảm giác quan tâm, gần gũi, thân thiết với người khác, càng có sức thu hút hơn.

Tâm lý con người rất là kỳ lạ, thích làm người thông minh, nhưng lại không thích làm bạn với người thông minh, mà họ thích tiếp cận với những người biết quan tâm, thân thiết, gần gũi. Vì vậy biết "nghe" nhiều khi quan trọng hơn biết "nói".

Tầm quan trọng của lắng nghe không chỉ dừng lại ở đây. Bác sĩ cần lắng nghe lời của bệnh nhân để hiểu được tình trạng bệnh tật và cho thuốc, ông chủ xí nghiệp cần lắng nghe báo cáo của cấp dưới để đặt định đối sách giải quyết vấn đề. Mọi người đều cần phải lắng nghe để tạo sự liên thông với người khác.

Vấn đề là "thích nói không thích nghe" là một nhược điểm nhân tính của con người.

Bạn chỉ cần để ý các buổi gặp gỡ không chính thức như các buổi liên hoan hay bàn chuyện phiếm, có những người bức bối muốn nói, không kịp chờ đợi người khác, người này vừa nói xong thì lập tức có người vội vã tiếp lời. Thậm chí còn xảy ra hiện tượng nhiều người tranh nhau nói. Qua đó bạn có thể thấy con người thích nói như thế nào!

Người bán hàng nắm rõ nhược điểm nhân tính này nên để cho khách hàng được nói năng thoải mái. Bất luận khách hàng khen ngợi, thuyết minh, bác bỏ, oán thán hay cảnh cáo, trách móc, chửi mắng, người bán hàng đều cẩn thận lắng nghe bày tỏ sự quan tâm và coi trọng. Như thế mới giành được tình cảm của khách hàng và những báo đáp thiện ý. Vì vậy lắng nghe - hết lòng lắng nghe lời của khách hàng, bất luận là người mới vào nghề hay lâu năm là điều cần ghi nhớ suốt đời.

Nhìn từ bên ngoài, những lời nói chủ động của khách hàng và sự lắng nghe bị động của người bán hàng thì tựa như khách hàng đang năm ưu thế tuyệt đối, còn ngưới bán hàng rơi vào thế bị động bất lợi.

Kỳ thực không phải như vậy. Người nghe, tức người bán hàng có lợi hơn khách hàng, tức người nói. Vì sao? Vì với tốc độ nói khoảng 125 từ/1 phút, còn tốc độ tư duy của người nghe thì gấp bốn lần người đang nói, khi người nói còn đang mải suy nghĩ về nội dung nói thì người nghe đã đủ thời gian để mổ xẻ, phân tích, kiểm thảo ý kiến khách hàng, từ đó có sự ứng phó thích hợp.

Vì vậy, người bán hàng biết lắng nghe, thì nhìn bề ngoài như đang thế yếu, nhưng kỳ thực người đó đang ở thế mạnh. Người ta thường nói: "Nói là bạc, im lặng là vàng". Nên đổi câu này thành: "Nói là bạc, lắng nghe là vàng" thì xác đáng hơn.